Как написать деловое письмо на английском

Клише деловых писем

В силу особого формата данной статьи, описанные ваше интервалы между абзацами не соблюдены. Надеемся, вы простите нам данный нюанс.

Представление нового сотрудника. Introduction of a new colleague.

Dear :

I want to take this opportunity to inform you that will soon be joining us as the in the . will be taking over from and will begin work on .

has been the of the at for years and we are delighted that has decided to join our company at this stage of our development.

is a person of and I have no doubt will contribute significantly to all aspects of our work here.

I hope all of you will try to make feel welcome here as becomes accustomed to new position.

Sincerely yours,

Первое напоминание о неуплате. First reminder of an unpaid invoice.

Dear :

I am writing to remind you that we have not yet received payment for invoice for , due on . I am enclosing a full statement of your account as of and a copy of the invoice.

Should you have any questions about your account, please do not hesitate to contact me.

Sincerely,

Общие слова и фразы для деловой переписки

Thank you for your letter of (date), asking if…
Спасибо за письмо от (дата), в котором вы спрашиваете …
We have received your letter of (date), enclosing…
Мы получили Ваше письмо от (дата), к которому вы прилагаете…
We are writing to enquire about…
Мы Вам пишем, чтобы узнать о…
We are interested in…
Мы заинтересованы в…
We would like to know…
Мы бы хотели знать…
In reply to your letter of (date)…
В ответ на Ваше письмо от (дата)…
We would like to inform you…
Мы бы хотели Вас проинформировать…
We are sorry to have to remind you…
Простите за то, что напоминаем Вам…
We regret to inform you that…
Сожалеем о том, что должны Вам сообщить, что…
We refer to your order №123…
Ссылаясь на Ваш заказ №123…
With reference to your letter…
Ссылаясь на Ваше письмо…
With reference to your advertisement in…
Ссылаясь на Вашу рекламу в…
We refer to our telephone conversation regarding…
Мы ссылаемся на наш телефонный разговор касательно…
Replying to your letter of … we are pleased to inform you that…
Отвечая на Ваше письмо от…мы рады сообщить Вам, что…
In reply (response) to your letter of… we are pleased to inform you that…
В ответ на Ваше письмо от…мы рады сообщить Вам, что…
In accordance with your request we…
В соответствии с Вашим запросом мы…
We confirm our fax message received this morning…
Мы подтверждаем получение Вашего факса сегодня утром…
Confirming…we are pleased now to…
Подтверждая…, мы рады…

May we remind you that…
 
We wish to notify you that…
 
a) извинения
We apologise for…
Мы извиняемся за…
Please accept our apologies/apology for…
Пожалуйста, примите наши извинения за…
Please accept our apology and our assurance that we will be more careful in the future.
Пожалуйста, примите наши извинения и заверения в том, что в будущем мы будем более осмотрительны.
Apologising for… we…
Извиняясь за…, мы…
We very much regret to say that…
С большим сожалением мы сообщаем, что…
We are sorry for a delay…
Мы сожалеем о задержке…
We were sorry to receive your complaint…
С сожалением мы получили Вашу жалобу…
We hope you will understand that we were not responsible for…
Мы надеемся, что Вы понимаете, что мы не несем ответственности за…
We assure you that we do all we can to…
Заверяем вас, что мы делаем все возможное, чтобы…
b) выражение просьбы
Wouldwill you please, be so kind to…
Не будете ли Вы так любезны…
We would be pleased if you would…
Мы были бы рады если бы Вы…
We shouldshall be obliged (grateful) if you wouldcould…
Мы будем благодарны Вам, если Вы…
It will be appreciated if you can…
Мы высоко оценим, если Вы…
It would be appreciated if you wouldcould…
Мы были бы очень благодарны, если бы Вы смогли…
We would (very much) appreciate your advice…
Мы будем Вам (очень) благодарны за совет…
In view of the urgency we ask you to…
В виду необходимости мы просим Вас…
We trust you will…
Мы рассчитываем, что Вы…
с) упоминание о приложении к письму
We are enclosing we enclose…
Мы прилагаем…
I enclose my curriculum vitae…
Я прилагаю свое резюме…
We attach to this letter…
Мы прилагаем к этому письму…
Please find enclosed…
Пожалуйста, ознакомьте с приложенным…

I look forward to receiving your reply.
С нетерпением жду Вашего ответа.
Looking forward to hearing from you.
С нетерпением жду от Вас письма.
I hope this information will help you.
Надеюсь, эта информация поможет Вам.
Please, do not hesitate to contact me if you need further information.
Если Вам нужна дальнейшая информация, пожалуйста, пишите нам без колебаний.
Please, feel free if you have any further questions.
Если у Вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь их задавать.
If there is any advice or further information you want we shall be happy to supply it.
Если Вы хотите получить какую-нибудь дополнительную информацию или совет, мы будем счастливы их Вам предоставить.
We would appreciate a prompt reply.
Будем признательны за Ваш незамедлительный ответ.
а) выражение благодарности
Thank you again for your help. We will be ready to serve you in every way possible
Еще раз спасибо за Вашу помощь

Будем рады помочь Вам всем, чем сможем
Thank you for your assistance
Спасибо за Вашу помощь
Many thanks for your earliest attention
Большое спасибо за Ваше внимание
We assure you of our best attention at all times
Заверяем Вас в нашей преданност
Best regards
С наилучшими пожеланиями

12345Проголосовало 1 чел.

Структура делового электронного письма на английском

Структура делового письма на английском.

Мы отправляем электронное письмо с целью получения быстрого ответа или ожидаем от адресата каких-либо быстрых действий.

Независимо от того, является ли электронное письмо формальным или неформальным, оно должно иметь четкую логичную структуру, которая представлена ниже.

Адрес отправителя письма и адрес получателя письма (Heading)

Следите за его правильностью, так как при отсутствии всего одного подчеркивания или точки письмо не дойдёт до адресата.

Тема письма (Subject)

Постарайтесь уложиться в 5-7 слов и в то же время обязательно укажите самую важную деталь в теме письма, например: Marketing Meeting Agenda (рус. план встречи по маркетингу)2

Если для вас важно, чтобы на письмо ответили быстро или обратили на него особое внимание, используйте слово URGENT(рус. Срочно!) или фразу PLEASE READ (рус. Пожалуйста, прочтите!) в начале темы вашего письма

Пожалуйста, прочтите!) в начале темы вашего письма.

Также для подчеркивания важности письма можно использовать значок High Importance (рус. очень важное), который добавит красный восклицательный знак в строку темы вашего письма

Приветствие и обращение (Salutation)

В деловом письме на английском языке очень важно написать правильно имя получателя и его пол. Используйте для женщин обращение госпожа (Ms) и господин (Mr) для мужчин

В менее официальной обстановке или после длительного периода переписки приемлемо именовать получателя по его имени.

После обращения ставиться запятая (двоеточие в Северной Америке). Можно вообще не ставить знаки препинания, это стало модным в письмах на английском языке.

Как приветствовать на английском	Комментарий
Dear Mr. Smith,	Обращение к конкретному мужчине.
Dear Ms. Smith,	Универсальное обращение как к замужней, так и к незамужней даме.
Dear Sir or Madam,	Употребляется, когда вы не знаете, кто будет отвечать на ваше письмо.
To whom it may concern,	Обычно используется в деловой переписке, когда вы пишете на корпоративную почту и не знаете, кто из сотрудников будет отвечать на ваше письмо.

Основное содержание (Body)

Во вступлении делового письма на английском языке обычно используют дружеское приветствие, благодарность за проявленное внимание или,иногда, начинает формулироваться основная мысль послания. Например:

Например:

Thank you for your prompt response (рус. Спасибо за быстрый ответ)

Following last week’s presentation, I have decided to write to you… (рус. После презентации на прошлой неделе я решил написать вам …)

I am writing to you regarding… (рус. Я пишу вам о …)

После короткого вступления в первом абзаце формулируется основная мысль Вашего письма в одном или двух предложениях. Используйте несколько коротких абзацев, чтобы более подробно описать основные положения вашего сообщения.

Если для этого достаточно одного абзаца, то не пишите дополнительные только для того, чтобы письмо казалось длиннее.

Пример на английском	Перевод
With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me more detailed description of your monitors. I would also like to know about discounts that you provide.	Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов. Я также хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете.

Заключительная часть (Closing)

В заключительном абзаце делового письма на английском языке необходимо сделать напоминание, указать на срочность запроса, либо поблагодарить за оказанное внимание, следует указать, какие действия вы ожидаете от собеседника. Например:

Например:

Looking forward to your reply (рус. Ждем Вашего ответа)

Don’t hesitate to contact me back if you have any questions (рус. Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть вопросы.)

Конец письма (Signature)

В завершении делового письма на английском языке перед именем ставиться завершающая фраза, обычно это слово Sincerely (рус. искренне).

Для писем в Великобританию, которые начинаются с фраз Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Sir or Madam, завершающая фраза — Yours faithfully (рус. с уважением).

Для США подходит вежливая и нейтральная фраза — Very truly yours (рус. Искренне Ваш). Если вы пишите старому знакомому наиболее подходящей завершающей фразой будет — Cordially yours (рус. сердечно Ваш).

Если вы использовали знаки препинания (запятую или двоеточие) в приветствии английского делового послания, то необходимо поставить запятую и после завершающей фразы, перед Вашим именем.

Если вы не использовали знаки препинания в приветствии на английском, то не используйте их и после завершающей фразы, например: Sincerely yours… или Many thanks…

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

1. We got your details contact data from… Мы узнали Ваши контактные данные от…

2. We regret to inform you that… C сожалением сообщаем, что, …

3. Thank you very much for your invitation. Благодарим за приглашение.

4. I would also like to highlight that… Я также хотел бы подчеркнуть, что…

5. Could you please send us information about …? Не могли бы Вы отправить нам сведения о …?

6. We are pleased to accept your offer and… Мы c радостью принимаем приглашение и…

7. We would be grateful if you could provide us with… Мы были бы благодарны, если Вы смогли бы предоставить нам…

8. Please let us know an estimated delivery date. Пожалуйста, сообщите нам примерную дату доставки.

9. After careful consideration we are pleased to inform you… Внимательно рассмотрев данный вопрос, мы решили… (позитивное решение)

10. After careful consideration we regret to inform you… Внимательно рассмотрев данный вопрос, мы решили… (негативное решение)

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

1. I trust this should satisfy your requirements. Надеюсь, что это отвечает Вашим пожеланиям.

2. If I can be of further assistance, please do not hesitate to ask. Если Вам необходима дальнейшая помощь, пожалуйста, обращайтесь.

3. We look forward to assisting you again in the future. С нетерпением ждём продолжения сотрудничества.

4. I appreciate any feedback you may have. Будем признательны за обратную связь.

5. Thank you for your professional support. Большое спасибо за профессиональную поддержку.

6. Thank you very much for your time. Большое спасибо за уделённое время.

7. We apologize for the inconvenience. Примите наши извинения за доставленные неудобства

8. If you require any further information, feel free to contact me. Обращайтесь за любой дополнительной информацией в случае необходимости.

9. Please let us know as soon as you are able so that we may begin making arrangements. Ответьте, пожалуйста, как только сможете, чтобы мы могли уладить этот вопрос.

10. I look forward to hearing from you. С нетерпением жду ответа.

11. Feel free to contact me with any questions or concerns. Обращайтесь ко мне, если возникнут какие-либо вопросы.

12. An early reply would be appreciated. / I look forward to hearing from you at your earliest convenience. Будем благодарны за скорый ответ. / С нетерпением ждём скорого ответа

13. We look forward to a successful working relationship in the future. Надеемся, в будущем нас ждёт продуктивное сотрудничество.

14. Once again, I apologise for any inconvenience. Ещё раз прошу прощения за неудобство.

15. I look forward to receiving your comments about… Жду Ваших комментариев по поводу…

16. I am at your disposal should you need further assistance. Я – в Вашем распоряжении, если необходима помощь.

17. I would appreciate your immediate attention to this matter

Будем очень благодарны за Ваше внимание к данному вопросу

Кстати, все мы не раз встречали в деловых письмах и такие подписи, как “Yours faithfully” и “Yours sincerely”. Есть ли вообще между ними разница? ЕСТЬ!

НЕ знаете имя получателя? Пишите Yours faithfully.

Знаете имя получателя? Используйте Yours sincerely.

Конец письма

Закончив описывать все радужные перспективы сотрудничества (как вариант), следует грамотно завершить письмо. Не сделаете этого – вас посчитают непрофессиональным и грубым. Можно также поблагодарить получателя (обязательно найдите, за что) и добавить несколько вежливых фраз.

Фразовые клише для прощания

Thank you for your patience and cooperation. Спасибо за терпение и сотрудничество.

If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know. Если у вас возникли вопросы или проблемы, не стесняйтесь и дайте знать.

Regards/Kind regards/Sincerely. С уважением.

Warm regards. С наилучшими пожеланиями.

Универсальные способы закончить электронное письмо, которые работают

С наилучшими пожеланиями

• Любое использование слова «наилучший» обычно является безопасной ставкой. Это обычная электронная подпись, подходящая как для обычных, так и для официальных случаев.
• Тем не менее, исследование статистиков показало, что эта подпись имеет более низкое, чем в среднем, число ответов. Так что имейте это в виду, когда вы используете «С наилучшими пожеланиями».

В общем виде такого рода подпись электронной почты будет выглядеть примерно так:

С наилучшими пожеланиями, ФИО

С уважением

• «С уважением», это еще один распространенный способ завершить электронное письмо. Такая подпись хорошо подходит к официальным деловым ситуациям.
• «С уважением» будет хорошим способом завершить электронное письмо, если вы подаете заявление на новую работу в компании. Это делает акцент на вашем искреннем желании сотрудничать.
• Вы также искренни в своей надежде услышать ответ от другого человека. Таким образом, это выглядит естественно.

В общем виде, письмо будет заканчиваться примерно так:

Всего хорошего

«Всего хорошего» рискует показаться слишком жестким. Если вы отправляете электронное письмо кому-то в официальной деловой ситуации, то «Всего хорошего» (Всего доброго) окажется уместным.

Такая подпись электронного письма будет выглядеть, как

Всего доброго

Другие распространенные способы завершить электронное письмо:

• Удачного дня
• С благодарностью
• С самыми теплыми чувствами

Еще раз напомним о том, что надо соответствовать настроению и тону корреспонденции, когда дело доходит до выбора подписи в электронном письме, которая сработает лучше всего. Эти внешние факторы смогут повлиять на ваш успех.

Различные типы подписей электронной почты и когда уместно их употреблять

Прежде чем выбрать более подходящую подпись, используйте следующие подсказки, чтобы выяснить, какой тон вы должны задать в своем письме.

• Вы контактируете с новым бизнес-партнером?
• Допускает ли ваш получатель неофициальный стиль общения?
• Вы знаете человека, с которым напрямую связываетесь?
• Общались ли вы по электронной почте с ним раньше?

Разные виды бизнеса требуют разных стилей общения по электронной почте. Всегда безопаснее действовать профессионально и официально, но, с другой стороны, вы рискуете звучать слишком сухо и жестко и не обрести личный контакт.

Вам также нужно определиться с длиной подписи вашего электронного письма. Например, вводный е-мейл потребует более глубокого призыва к действию. Письменное общение с вашими коллегами может быть неформальным.

Письмо-просьба на английском: особенности структуры и тонкости составления letter of request

Данный вид писем актуален в ситуациях, когда человеку необходимо обратиться за рекомендацией или разрешением сделать что-либо или использовать что-либо. Например, человеку нужно получить:

• Согласие на использование материалов, которые юридически принадлежат третьей стороне;
• Помощь в проведении определенного мероприятия;
• Разрешение на проведение деловой встречи и других мероприятий;
• Рекомендацию эксперта в определенной области;
• Совет касательно определенных организационных решений;
• Конкретную информацию (данные о стоимости конкретной продукции, дополнительную документацию).

Составление письма начинают с указания адреса компании, представителем которой является автор, а далее указывается адрес и название компании, в которую направляется обращение.

Нужно помнить, что каждый пункт послания оформляется отдельным абзацем

Изначально важно обозначить цель обращения, быть вежливым, сохранять деловой стиль общения, но при этом — излагать мысли по существу

Целесообразно указать крайний срок выполнения просьбы (если просьба носит срочный характер). Также стоит указать уточняющие сведения о себе и ситуации, которая заставила вас обратиться с просьбой. Обязательно пропишите контактные данные. Это может быть номер телефона или адрес электронной почты — каналы, по которым с вами смогут оперативно связаться.

В завершение важно выразить адресату благодарность за проявленное внимание и оказанную помощь в решении вашего вопроса

Как написать деловое письмо на английском языке, используя стандартные фразы-клише

1. Оpening sentence (вступление, в котором ссылаются на предыдущую коммуникацию):

Спасибо за ваше письмо от (числа)

Отвечая на ваше письмо…

I apologise for not getting in contact with you before now…

Я прошу прощения, что до сих пор не написал вам…

Thank you for your letter of the 5th of March.

Спасибо за ваше письмо от 5 Марта.

With reference to your letter of 23rd March.

Относительно вашего письма от 23 Марта.

With reference to your advertisement in «The Times».

Относительно вашей рекламы в Таймс.

2. Описание цели делового письма:

Я пишу вам, чтобы узнать…

I am writing to apologise for

Я пишу вам, чтобы извиниться за…

I am writing to confirm

Я пишу вам, что бы подтвердить…

I am writing in connection with

Я пишу вам в связи с …

We would like to point out that…

Мы хотели бы обратить ваше внимание на … 3

Используйте следующие фразы, чтобы попросить адресата о чем-либо:

3. Используйте следующие фразы, чтобы попросить адресата о чем-либо:

Не могли бы вы…

I would be grateful if you could …

Я был бы признателен вам, если бы вы …

I would like to receive

Я бы хотел получить……

Please could you send me…

Не могли бы вы выслать мне…

4. Следующие фразы покажут адресату, что вы согласны с оговоренными условиями:

Я был бы рад …

I would be happy to

Я был бы счастлив…

I would be glad to

Я был бы рад…

5. При помощи данных фраз-клише вы сможете сообщить адресату плохие известия:

К сожалению…

I am afraid that …

Боюсь, что…

I am sorry to inform you that

Мне тяжело сообщать вам, но …

We regret to inform you that…

К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…

6. Какой фразой лучше всего указать на вложения к письму:

Мы с удовольствием вкладываем…

Attached you will find …

В прикрепленном файле вы найдете…

We enclose …

Мы прилагаем…

Вы найдете прикрепленный файл…

Читайте материал по теме: Как избавиться от русского акцента в английском

7. Показать свою благодарность можно следующими фразами-клише:

Спасибо за ваше письмо

Thank you for enquiring

Спасибо за проявленный интерес…

We would like to thank you for your letter of …

Мы хотели бы поблагодарить вас за…

8. Сделать плавный переход с одной темы на другую можно, используя такие выражения как:

Мы так же хотели бы сообщить вам о…

In answer to your question (enquiry) about …

В ответ на ваш запрос

I also wonder if…

Меня также интересует…

9. Уточнить детали по интересующему вопросу можно, с помощью фраз:

Я немного не уверен в …

I do not fully understand what…

Я не до конца понял…

Could you possibly explain…

Не могли бы вы объяснить…

10. Проинформировать собеседника о чем-либо:

Я пишу, чтобы сообщить о …

We are able to confirm to you…

Мы можем подтвердить …

I am delighted to tell you that…

Мы с удовольствие сообщаем о …

We regret to inform you that…

К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…

11. Сообщить о том, что вы готовы помочь партнеру в какой-либо ситуации:

Могу ли я (сделать)…?

If you wish, I would be happy to…

Если хотите, я с радостью…

Let me know whether you would like me to…

Сообщите, если вам понадобится моя помощь.

12. Напомнить адресату о встрече, договоренности, или о том, что вы ожидаете его скорейшего ответа на письмо:

Я с нетерпением жду,

hearing from you soon

когда смогу снова услышать вас

meeting you next Tuesday

встречи с вами в следующий Вторник

seeing you next Thursday

встречи с вами в Четверг

13. Подпись:

С уважением…

Yours faithfully,

Искренне Ваш (если имя человека Вам не известно)

Yours sincerely,

(если имя Вам известно)

Читайте материал по теме: Лучшие способы выучить английский язык

Распространенные способы завершить письмо, которые не работают

Мы также должны рассказать о нескольких способах, которыми вы никогда не должны заканчивать свое электронное письмо.

Ваш друг или Искренне Ваш.

Если это не личное письмо или послание вовсе не вашему другу, то такая подпись выглядит неискренне. «Искренне Ваш» звучит очень уж неформально для большинства деловых переписок.

Отправлено iPhone.

«Отправлено с iPhone» может восприниматься или устаревшей шуткой, или желанием похвастаться обладанием статусным смартфоном, или признаками технической безграмотности (лени), которая не позволяет изменить личную подпись, установленную по умолчанию. Такая подпись в любом случае выглядит безвкусно и неуважительно.

Берегите себя.

Специалисты по коммуникациям считают, что фраза «берегите себя» может вызвать беспокойство у получателя электронного письма. Такие слова подсознательно внушают человеку, что с ним что-то не так, у него есть скрытые проблемы со здоровьем. Это приведет к снижению уровня отклика.

«Тело» письма

В идеальном бизнес-письме должно быть 3-4 абзаца, и все они должны уместиться на одной странице. Самое главное – будьте предельно ясны и лаконичны. Подкрепите ваше «изложение» фактами и цифрами.

Фразовые клише

Our new product/service will be released next month and we are excited to share with you ___ . Наш новый продукт/услуга будет представлен в следующем месяце и мы рады поделиться с вами … .

I’d like to include a quick story of how [product/service] helped to ___ . Я бы хотел поделиться короткой историй, как продукт/услуга помог {название другой компании} … .

If you’d like to test this service, I would be happy to work with you and provide you with an overview. Just contact me at _____. Если вы хотите воспользоваться услугой, я буду рад сотрудничеству с вами и предоставлю для вас обзор. Просто свяжитесь со мной … .

After much consideration, we have decided to ___. После долгих размышлений мы решили… .

Примеры делового письма на английском

Следующие два примера различаются в шапках писем. Это обусловлено тем, что компании вправе вносить небольшие изменения в формате для своего удобства. Оба варианта считаются допустимыми.

Первый пример.

Company LetterheadStudents Of The Future Co.610 Fountain AveBurlington, NJ 08016June 6, 2018Burlington Township StudentStreet AddressCity, State Zip

Dear Student:

Use this sample letter as a template to help you complete your activities throughout this course. I have purposely set up the spacing and content to make it easier for you to delete existing text and replace it with the content that you need to use. Please be sure to use all the tools provided to you, so that you are more efficient with your work.

Be sure to copy down the text boxes I have provided, they may be helpful when you need to compose different types of business letters. Be sure to save this document as: Letter Template.

Sincerely,

Mr. Rogers

Business Ed. Teacher

*Enclosure* (if needed)

Второй пример.

Organization LetterheadMarch 16, 2016

Mr. Ernie English

English Company

1234 Writing Lab Lane

Write City, IN 12345

Dear Mr. English:

The first paragraph of a typical business letter is used to state the main point of the letter. Begin with a friendly opening; then quickly transition into the purpose of your letter. Use a couple of sentences to explain the purpose, but do not go into detail until the next paragraph.

Beginning with the second paragraph, state the supporting details to justify your purpose. These may take the form of background information, statistics or first-hand accounts. A few short paragraphs within the body of the letter should be enough to support your reasoning.

Finally, in the closing paragraph, briefly restate your purpose and why it is important. If the purpose of your letter is related to your employment, consider ending your letter with your contact information and title if it not included on letterhead. However, if the purpose is informational, think about closing with gratitude for the reader’s time.

Sincerely,

*Signature*

Lucy LetterPresident

*Enclosure*

Электронное письмо на английском языке — пример

Ниже представлен ряд образцов фраз, которые могут быть полезны, если вы пишете деловое или неформальное письмо.

Как начать переписку по email на английском?

Проявите вежливость и начните переписку с вежливого обращения:

• Dear Mr. Parker, / Dear Ms. Parker, / Dear Mrs. Parker, – Mr, — мистер, Ms. – обращение к незамужней даме, Mrs. – обращение к замужней даме.
• Dear Sir, либо Dear Madam, – если вы знаете пол адресата, но не знаете имени.
• Dear Sir or Madam, – употребляйте в случае, если не знаете пол адресата.
• Dear partners, Dear colleagues – Уважаемые партнеры, Уважаемые коллеги.
• Hi Katya, Hello Katya – Привет, Катя. Такое обращение приемлемо в случае неформальной переписки.

При формировании неформального емейла приветствие может быть любым, на ваше усмотрение.

Первое предложение в письме

Будучи инициатором письма, можете начать предложение с фразы:

I am writing in connection with – Я пишу в связи с… I am writing to draw your attention – Я пишу с целью привлечь Ваше внимание к… I am writing you to enquire about – Я пишу для того, чтобы узнать о… I am writing on the subject of — Я пишу по причине… I am writing in reference to – Я пишу относительно…

Отвечая на полученное письмо, руководствуйтесь нижеуказанными фразами:

• Thank you for your email of 23th of May, asking about… — Благодарю Вас за письмо от 23 мая с вопросом о…
• Thank you for your prompt reply. – Благодарю Вас за быстрый ответ.
• Thanks for getting back to me. – Благодарю за то, что ответили мне.
• Thank you for contacting our company. – Благодарим Вас за обращение в нашу компанию

Заключительная фраза в электронном письме

Финальная фраза донесет до адресата, каких действий вы от него ожидаете.

• If you have any questions, please feel free to contact me. – Если у Вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной.
• I look forward to your reply/hearing from you – С нетерпением жду Вашего ответа.
• Thank you for cooperation – Благодарю Вас за сотрудничество.

Вложения:

Если к письму прикреплены вложения, напишите об этом в письме:

• Please find attached… (documents from the meeting). – Пожалуйста, найдите во вложении…
• I am attaching… (our commercial offer). – Я прилагаю…

В конце письма, перед вашим именем в подписи, используются заключительные вежливые фразы:

• Truly yours; Yours faithfully (Преданный Вам).
• Your very sincere friend (Ваш искренний друг).
• Lovingly yours (Любящий Вас).
• Yours ever; Ever yours, Yours as always (Всегда Ваш).
• Yours cordially (Сердечно Ваш).

Как написать деловое письмо на английском без ошибок

Мы рассмотрели, как написать деловое письмо на английском, используя общепринятые шаблоны и наиболее распространенные фразы-клише

Однако чтобы выстроить долгосрочные деловые отношения, важно подойти к написанию письма на английском ответственно. Даже если вы отправите деловое письмо с логотипом вашей организации, на фирменном бланке, в стильном конверте, но при этом допустите ошибку, коммуникация с партнерами не будет выстроена

Ошибка 1. Деловое письмо на английском содержит много воды

Чтобы деловое общение было максимально эффективным, проследите, чтобы объем текста был не больше стандартной страницы А4 и его можно было прочитать сразу же на «одном экране».

Важно, чтобы письмо вызвало интерес у адресата с самого начала его прочтения. Иначе человек не только не станет отвечать вам, но просто не захочет дочитывать письмо до конца и вникать в его смысл

В той ситуации, когда с помощью делового письма на английском вы общаетесь с хорошим деловым партнером, которого давно знаете, краткость также будет способствовать поддержанию дружественных деловых отношений. Потому что в 21 веке самым ценным ресурсом является время. Не отнимайте его у делового партнера, отправляя ему длинные нечитабельные письма. Покажите ему свое уважение через краткое и лаконичное письмо. А для этого всегда делайте вычитку текста перед его отправкой. Так вы сможете не допустить появление неловких ситуаций, когда в тексте делового письма присутствуют фразы с подтекстом или неприемлемые выражения.

Ошибка 2. Приносить плохие новости

Говорить о плохом в самом начале письма — не самый лучший вариант начала деловой беседы, поэтому лучше не начинать деловое письмо на английском с таких фраз как «Unfortunately, I am afraid that», «I am sorry to inform you that», «We regret to inform you that» и прочее.

Даже если вам необходимо сообщить адресату о появившихся трудностях, ни в коем случае не делайте это сразу же после приветствия. В противном случае у вашего «Dear Mr. Smith» возникнет четкая ассоциация ваших писем с негативными событиями.

Ошибка 3. Сокращения

Недопустимо использовать в деловой переписке сокращения, даже если они уменьшают время прочтения письма. Такие аббревиатуры подходят исключительно для личного общения.

Например, нельзя использовать следующие сокращения:

• CU (рус. Увидимся).

• thx/TX (рус. спасибо)

• RUOK? (рус. Ты в порядке?).

• FYI (рус. для сведения).

Подобные аббревиатуры можно применять только в электронных деловых письмах, при условии, что вы хорошо знаете собеседника и уверены, что он поймет использованное вами сокращение.

В деловой английской переписке строго запрещается использовать смайлики. Включив их в ваше деловое письмо на английском, вы заработаете репутацию компании, которая относится к деловому партнеру несерьезно и безответственно.

Ошибка 4. Не уведомить адресата о вложениях

Как написать деловое письмо на английском с прилагаемыми файлами, чтобы адресат не обратил на них внимание? Просто не уведомляйте его о вложениях! Даже если вы отправляете деловое письмо в бумажном варианте с вложениями, вы должны дать краткое описание прилагаемых документов, которые могут быть достаточно объемными. Что уже говорить об электронных письмах, в которых вы не стали уведомлять собеседника о вложениях? Можно считать, что с вероятностью до 99 % адресат не станет просматривать их

Поэтому, чтобы уведомить собеседника о вложениях, используйте следующие фразы:

• We enclose / are enclosing (рус. Мы прилагаем / вкладываем…).

• We are sending you … under separate cover (рус. Мы отправляем вам … в отдельном документе).

• Please enclose … with your reply (рус. Пожалуйста, приложите/вышлите … с ответом).

• Enclosed you will find a copy of the contract… (рус. Во вложениях вы найдете копию контракта …).

Ошибка 5. Включать в письмо неуместные шутки

Сарказм и ирония будут восприняты адресатом как невежество. Деловое письмо на английском — не место для юмора и иронии.

Ошибка 6. Изменять формат письма

Не стоит форматировать деловое письмо, внося изменения в цвет текста, или использовать необычные шрифты. Стремясь достичь большей оригинальности, вы лишь получите репутацию легкомысленного делового партнера.

Ошибка 7. Нарушение субординации

Включать в деловое письмо на английском фразы «Best wishes / Best regards» (Всего хорошего), когда вы общаетесь с деловым партнером, неприемлемо. Несмотря на то, что вы можете переписываться с партнером ежедневно по электронной почте, это не значит, что человек стал вашим близким другом. Формальное общение допускает использование стилистически нейтральной фразы «Yours faithfully» (когда вы не знаете имени адресата) и «Yours sincerely» (когда имя адресата известно).

Прощание в письме

Правильно закончить письмо и попрощаться очень важно, так как вы закрепляете таким образом впечатление о себе. Не попрощавшись вы рискуете показаться непрофессиональным и грубым

Исключением можно назвать всего пару ситуаций: когда вы постоянно в течение дня ведете переписку с кем-то или когда это ваш близкий друг или родственник. В остальных случаях в деловом письме всегда необходимо прощаться.

Примеры вежливого прощания в письме:

С уважением. Kind regards/Regards.

Теплые пожелания. Warm regards. (Стоит употреблять, когда вы уже знакомы с собеседником.)

Следующими фразы прощания вы можете употреблять, когда уже знакомы, общаетесь регулярно, но письмо все же остается рабочим:

С уважением. Best/Best regards/Warm regards.

Будьте здоровы. Cheers. Не бойтесь показаться фамильярным: подобного рода прощание очень распространено в английском обществе.

Хороших выходных! Have a great week end! Всем нравится ощущение окончания рабочей недели, поэтому попрощаться с коллегами таким образом будет как нельзя кстати.

Избегайте следующих фраз при прощании:

Искренне ваш. Yours truly/Yours faithfully. Может прозвучать слишком лично и интимно.

Благословен день/Благословенного дня. Have a blessed day. Неуместно упоминать религию в формате рабочей переписки.

Thanks/Thxs or Regards/Rgds. Нельзя использовать сокращения и аббревиатуры в деловой переписке.